Banka Muhasebesinde Hesap ve Hesap Planı

Bankalar hizmetlerini yurt içinde ya da yurt dışında şubeler açarak yaygınlaştırmaktadır. Bankaların sahip olduğu bu organizasyon yapısının doğru ve güvenilir bir şekilde çalışabilmesi için şubelerin hem birbirleriyle hem de genel müdürlük ile bilgi akışlarının çok hızlı olması gerekmektedir. Bu bilgi akışı da; güçlü bir teknik ve fiziki alt yapıya ve yeterli sayıda personel ile sağlanabilecektir. Bankalarda ortaya çıkan işlemlerin de kayıt, sınıflandırma ve raporlamasının yapıldığı birimler muhasebe departmanlarıdır. Bu durumda şubeler ve genel müdürlük arasında ilgili bilgi akışının sağlanmasında da en önemli görevleri muhasebe departmanları üstlenmektedir. İlişkilerin muhasebeleştirilmesinde hesap adedini daraltmak ve bünye içinde tasarruf sağlamak için “Rambursman Sistemi” (hesaplaşma sistemi) denilen bir sistem kullanılmaktadır. Hesaplaşma sisteminde şubelerde her bir şube için hesap açılması gereksiz görülmekte, şubeler arası ilişki bir tek hesapta yürütülmektedir. Buna karşılıklı karşılaştırmayı ve denetlemeyi sağlamak için bu ilişkiler bir merkezde toplanmakta ve orada her bir şube için sadece bir hesap açılmak suretiyle muhasebeleştirilmektedir.

Böylece şubelerin her birinin bu ilişkilerden dolayı borçlu ya da alacaklı durumunun tespit ile yetinilmektedir. Bu tür bir uygulamada banka geneli için bir hesaplaşma merkezi oluşturulur. İki şube arasında bir kıymet hareketi(bir borç -alacak ilişkisi) doğduğunda; her iki şube de, işlemi hesaplaşma merkezi ile yapmış gibi, hesaben bu merkeze muhatap olur.

Böylece büyün şubelerin borç ve alacakları hesaplaşma merkezinde açılan hesaplarda toplanmış olur. Bu şekildeki uygulamada her şubede sadece hesaplaşma merkezini temsil eden defteri kebir düzeyindeki tek “Şubeler Cari Hesabı” çalıştırılır. Online sistemi uygulamasında şubelerdeki kayıtlarla hesaplaşma merkezinin kayıtları, sistem tarafından, eş zamanlı olarak gerçekleştirilir.

Bankaların hepsinde hesap dönemi takvim yılıdır. Yani bankalarda hesap dönemi 1 Ocak'ta başlayıp, 31 Aralık’ta sona erer.

Hesap planı, bir işletme veya teşebbüste tutulan bütün hesapların sistemli bir şekilde ve çeşitli gruplara ayrılmış olarak yürütülmesi için tanzim edilen ve aynı olayların daima aynı hesaplarda kaydedilmesini sağlayan bir cetvel olarak tanımlanabilir.

Bankaların kullanımı için hazırlanan TDHP’nin uygulamaya başlatıldığı 1986 yılından günümüzde kadar bankacılık sisteminde önemli ölçüde pek çok değişiklik olmuştur. Bireysel kredileri, dövize endeksli krediler, yedi gün ihbarlı mevduat, TEFE endeskli mevduat, altına dayalı işlemler, yatırım fonları, varlığa dayalı menkul kıymet, finansal kiralama, vadeli döviz işlemleri gibi pek çok farklı uygulama da sisteme dahil olmuştur. Bu sebeple genel değişiklikler ile birlikte bankaların bu ihtiyaçları da göz önüne alınarak yeni hesaplar TDHP’ye eklenmiştir. Aynı zamanda bu durum daha sonraları da TDHP’nin sürekli gelişmesine ve değişmesine sebep olmuştur. Bununla birlikte; bilgi teknolojilerinin gelişmesi ve hızla tüm işlemlerin süreçlerini etkilemesi sebebiyle de bazı hesaplar da TDHP’den çıkartılmıştır.

TDHP’nda yüzlük kodlama sistemi benimsenmiş ve ana hesaplar 010 - 999 arasında kodlanmıştır. Ancak hesap planı alt hesapları da belirli bir noktaya kadar kodlamıştır. İlk üç sayıdan sonra gelen sayılar alt hesap kodlarını yani yardımcı hesapları temsil etmektedir.