Afetlerde Zaman Yönetimi
Zaman, bir iş ya da oluşum içinde geçtiği, geçeceği veya geçmekte olduğu süre olarak tanımlanmaktadır. Zaman diğer kaynaklardan farklı olarak; alınıp satılamaz, biriktirilemez, başkasına aktarılamaz, depolanamaz, üretilemez, çoğaltılamaz ve değiştirilemez. Buna göre zaman;
- Gerçek zaman
- Subjektif zaman (psikolojik zaman)
- Biyolojik zaman ve
- Yönetsel zaman olarak sınıflandırılmaktadır
Zaman Yönetimi
Zaman kontrol edilemeyen ve çoğaltılamayan bir kaynaktır. Bu nedenle zaman yönetimi işleri sadece örgütlemek ve programlamak ya da az zamana çok işler sığdırmak değildir. Zaman yönetimi, ihtiyaçları karşılamak ve amaçlara ulaşmak için zamanın bilinçli olarak kontrol edilmesidir. Her şeyden önce öz yönetimi ve zamanı etkili kullanma becerisini kazanmayı kapsamaktadır. Etkin zaman yönetimi sayesinde zaman sorumluluklar, zevkler ve hobiler arasında dengeli bir biçimde paylaştırılarak; sosyal yasam, aile yasamı, özel yaşam ve is yaşamı ile ilgili faaliyetlerin etkili ve verimli bir biçimde planlanması ve gerçekleştirilmesi sağlanmaktadır. Süreç olarak zaman yönetimi sekiz aşamadan oluşmaktadır.
- Zaman kullanım analizi
- Zaman problemlerini tanımlama
- Kendini tanımlama
- Amaç ve öncelikleri belirleme
- Program hedeflerini uygulama planlarına aktarma
- Günlük programlar ve rehberler hazırlama
- Zaman yönetimi tekniklerinin geliştirilmesi
- Sürecin izlenmesi ve analizi
Zaman Yönetimi Teknikleri
Zaman kaybına yol açan durumlarla baş edebilmek için yararlı olabilecek bazı davranış ve yaklaşımlar zaman yönetim teknikleri olarak adlandırılmaktadır. Zaman yönetimi teknikleri şu şekilde sıralanmaktadır.
- Hedef Belirleme
- Zaman Analizi
- Önceliklerin Belirlenmesi
- Pareto İlkesini Uygulamak
- En Verimli Zamandan En İyi Şekilde Yararlanma
- Masa Düzeni ve Dosyalama Sistemi
- Yetki Devri Yapmak
- Kesintilerin Önlenmesi
- Toplam Çalışma Zamanının % 100 ’ünü Planlamaktan Kaçınmak
- Yetki Devri ve Personelin Eğitimi
- Belirli Bir Zamanda Belirli İşin Yapılması
- Çalışma Programının Yapılması ve Zaman Kayıplarının Gidermesi
Zaman Tuzakları
Zaman kullanımını olumsuz yönde etkileyen ya da zaman kaybına yol açan öğeler zaman tuzakları olarak tanımlanmaktadır.
- Kişiden Kaynaklanan Zaman Tuzakları
- Yönetimden Kaynaklanan Zaman Tuzakları
- İşten Kaynaklanan Zaman Tuzakları
Zamanı Etkili Kullanmanın Yararları
- Etkili zaman kullanımı ile iş verimi artar.
- İnsan yaşantısı daha düzenli bir hale gelir.
- Stres ve strese bağlı olumsuzluklar büyük oranda azalır.
- Motivasyon ve iş doyumu artar.
- Kendine güven artar.
- Oluşabilecek her türlü fırsat daha iyi değerlendirilir.
- Yapılan işler arasında oluşan gereksiz kesintiler azalır.
- İş hayatında konsantrasyon artar.
- İnsanlar arasında etkili bir iletişim sağlar.
- Zamanı etkili yöneterek başkalarının da zamanı iyi yönetmesine örnek olunur.
- Yetki devri ile başkalarının sorumluluk duygularının ve becerilerinin gelişmesine yardım eder.
Afetlerde Zaman Yönetimi
Afetler akut olarak gelişen, çok kısa bir zaman diliminde yoğun yıkıma ve karmaşaya neden olan durumlardır. Doğası gereği paniği, karışıklığı ve öz yönetim eksikliğini yapısında barındıran afetler, zaman kavramının hem çok kısa hem de çok uzun hissedildiği dönemlerdir.
Afet yönetimi bünyesinde yapılan müdahaleler ilk 3 dakika ile noktasal olarak birey ve aileden başlar. Daha sonra ilk 30 dk- 3 saat içerinde komşular ve yerel afet gönüllülerinin yaptıklarıyla devam eder. Profesyonel ekiplerin müdahalesi ise 3 gün gibi çok uzun zaman almaktadır.
Bu nedenle bireylerin öncelikle afetlerin ilk 30 dakikasına kendisini hazırlaması çok önemlidir. Bu sürecin en büyük özelliği, bütün aşamalarının planlama çalışmalarını bulundurmasıdır. Pek çok hizmetin bir arada, etkin ve hızlı verilmesi gerektiği düşünüldüğünde afet durumlarında zaman yönetiminin önemi anlaşılmaktadır.